समस्या बैठक के लिए क्या आवश्यकताएँ हैं? पाठ्यपुस्तक: व्यावसायिक नैतिकता

9.4. कार्यालय बैठकें तैयार करने और आयोजित करने के नियम

कार्यालय की बैठकें निर्णय लेने की प्रक्रिया में कर्मचारियों को शामिल करने के प्रभावी तरीकों में से एक हैं, यह उनके विभाग या पूरे संगठन के मामलों में कर्मचारियों की भागीदारी के प्रबंधन के लिए एक उपकरण है।

कार्मिक प्रबंधन के विश्व अभ्यास में, संगठन की सूचना प्रणाली का खुलापन और इसकी समस्याओं को हल करने में कर्मचारियों की भागीदारी कार्य गतिविधि को प्रेरित करने में सबसे महत्वपूर्ण कारकों में से एक बन रही है। कार्यालय बैठकें आयोजित करना प्रेरणा को प्रबंधित करने के तरीकों में से एक माना जा सकता है। इसलिए, बैठकों की उपेक्षा करना प्रबंधक की एक विशिष्ट गलती है।

हालाँकि, जब कार्यालय बैठकों के आयोजन की बात आती है, तो आपको दूसरे चरम से सावधान रहना चाहिए - उनकी अत्यधिक संख्या और अवधि। जैसा कि आप जानते हैं, किसी भी अच्छे विचार को उसके कार्यान्वयन के प्रति औपचारिक रवैये से बदनाम किया जा सकता है।

बैठक की प्रभावशीलता को एक टीम में काम करने के लिए एक नैतिक मानदंड के रूप में माना जाना चाहिए, बैठक आयोजकों की ओर से कर्मचारियों के लिए ध्यान और सम्मान का एक महत्वपूर्ण कार्य, जो बदले में, चाहिए:

बैठक के उद्देश्य और विषय को स्पष्ट रूप से परिभाषित करें;

इसके इष्टतम नियमों का चयन करें (और इस मामले में, "विनियम" की अवधारणा को काफी व्यापक रूप से व्याख्या किया जा सकता है, जिसमें विषय, समय, बैठक प्रतिभागियों की संरचना और इसके संचालन के लिए जिम्मेदार लोग शामिल हैं);

बैठक को निजी मुद्दों को सुलझाने तक सीमित न रखें जिन्हें "नियमित आधार पर" हल किया जा सकता है। यह याद रखना चाहिए कि एक कार्यालय बैठक, एक नियम के रूप में, सामूहिक दिमाग का काम है। इसलिए, इसमें ऐसे प्रश्न शामिल होने चाहिए जिनके लिए किसी विशेष समस्या पर विचार करने में सभी प्रतिभागियों के संयुक्त बौद्धिक प्रयासों की आवश्यकता हो।

किसी बैठक की तैयारी करते समय, आपको पहले इसकी आवश्यकता की सीमा निर्धारित करनी चाहिए और इसकी अवधि को यथासंभव कम करने का प्रयास करना चाहिए। ऐसा करने के लिए, प्रारंभिक कार्य के कई चरणों को पूरा करने की सिफारिश की जा सकती है, जो चर्चा के लिए लाई गई समस्याओं के प्रारंभिक विकास की डिग्री का संकेत देगा। इन चरणों में शामिल हैं:

बैठक में विचार किए जाने वाले मुद्दों पर मसौदा निर्णयों के कई संस्करण तैयार करना;

प्रस्तावित मुद्दों में रुचि रखने वाले और सक्षम विभागों और विशेषज्ञों को एक निर्धारित समय सीमा तक अपने निष्कर्ष देने के अनुरोध के साथ मसौदा निर्णयों का वितरण। इस निष्कर्ष में या तो मसौदा निर्णयों में से किसी एक को अपनाना, या इसके स्वीकार्य विकल्पों में से किसी एक को समायोजित करने के प्रस्ताव, या नए निर्णय की अपनी व्याख्या शामिल होनी चाहिए;

मसौदा निर्णयों पर विभागों या व्यक्तिगत विशेषज्ञों से प्राप्त निष्कर्षों को संसाधित करना और बैठक आयोजित करने की आवश्यकता के मुद्दे को विस्तृत करना।

इस दृष्टिकोण के साथ एक बैठक को उचित माना जाना चाहिए यदि अधिकांश इच्छुक और सक्षम पक्षों की राय समस्या को हल करने के लिए प्रस्तावित विकल्पों में से किसी एक पर सहमत नहीं होती है।

किसी भी मामले में, व्यावसायिक नैतिकता का एक महत्वपूर्ण सामान्य नियम बिना तैयारी के बैठक आयोजित करने की अयोग्यता है - इसका परिणाम आयोजक में समय और विश्वास की हानि होगी। इसके अलावा, ऐसी बैठक में भाग लेने वालों को अपनी गरिमा और व्यक्तिगत स्थिति का उल्लंघन महसूस होगा।

बैठक का उद्देश्य स्थापित करते समय, आपको अस्पष्ट, गैर-विशिष्ट फॉर्मूलेशन से बचना चाहिए। इससे प्रस्तावित समस्या में रुचि कम हो जाती है और अवचेतन रूप से यह भावना घर कर जाती है कि इसका ठोस समाधान अनावश्यक है। लक्ष्य विवरण को मुद्दों की चर्चा के इच्छित परिणाम की विशेषताओं को प्रतिबिंबित करना चाहिए।

अपने सामान्य उद्देश्य के अनुसार, बैठकें शिक्षाप्रद, परिचालनात्मक और समस्या-समाधान वाली हो सकती हैं,

एक शिक्षाप्रद बैठक का उद्देश्य किसी भी जानकारी को अपने प्रतिभागियों तक पहुंचाना, इस जानकारी के संबंध में उत्पन्न होने वाले कार्यों को निर्धारित करना और संयुक्त रूप से स्पष्ट करना है, उदाहरण के लिए, किसी भी गतिविधि के कार्यक्रम को विकसित करने के लिए समय और रूपरेखा की शर्तों का निर्धारण करना।

एक परिचालन बैठक संगठन में मामलों की वर्तमान स्थिति को स्पष्ट करने, उत्पादन प्रक्रिया के दौरान उत्पन्न होने वाले मुद्दों के सार पर विचारों का एक संक्षिप्त आदान-प्रदान करने के लिए समर्पित है। इसके अलावा, इसका उद्देश्य वर्तमान उत्पादन कार्यों के संबंध में संगठनात्मक संरचना के विभिन्न भागों के कार्यों के लिए सामान्य रणनीति विकसित करना हो सकता है।

एक समस्या बैठक इसका सबसे जटिल प्रकार है। ऐसी बैठक के दौरान, संरचना की इकाइयों के कार्यात्मक कार्यों में परिवर्तन या संगठन की गतिविधियों के नए क्षेत्रों में उनके अनुकूलन को प्रभावित करने वाले जटिल मुद्दों पर एक सामूहिक निर्णय विकसित किया जाता है। एक समस्या बैठक आमतौर पर एक सामान्य कार्यक्रम के निर्माण के लिए समर्पित होती है जिसमें रणनीति के तत्व और एक लंबी कार्यान्वयन अवधि होती है।

एक सफल बैठक की कुंजी एक विस्तृत एजेंडा और नियमों का विकास है। आधिकारिक संबंधों के प्रबंधन और नैतिकता को व्यवस्थित करने का नियम बैठक में भाग लेने वाले प्रतिभागियों को चर्चा के लिए नियोजित समस्याओं की सीमा, उनकी तैयारी और अनुमानित नियमों के लिए जिम्मेदार लोगों को इंगित करने वाले एजेंडे का अनिवार्य प्रारंभिक वितरण होना चाहिए। इसके अलावा, बैठक में चर्चा किए गए मुद्दों के सार पर संक्षिप्त लिखित जानकारी के प्रारंभिक वितरण को नैतिक व्यावसायिक संबंधों का एक आदर्श माना जाना चाहिए।

किसी कार्यालय बैठक की प्रभावशीलता काफी हद तक उसके प्रतिभागियों के इष्टतम चयन से निर्धारित होती है। इस संबंध में मुख्य कार्य उन विशेषज्ञों की भागीदारी सुनिश्चित करना है जो बैठक में चर्चा किए गए मुद्दों में रुचि रखते हैं और सक्षम हैं। इस समस्या के समाधान का एक हिस्सा इस बात पर निर्भर करता है कि भविष्य के प्रतिभागी एजेंडे में मुद्दों पर चर्चा करने के लिए कितने तैयार हैं। ऐसी तत्परता आगामी बैठक के बारे में पर्याप्त विस्तृत जानकारी के प्रारंभिक वितरण के माध्यम से स्थापित की जाती है।

इसके आयोजकों को, एक नियम के रूप में, संगठनात्मक संरचना के विभागों के शीर्ष अधिकारियों की भागीदारी की आवश्यकता होती है। हालाँकि, गैर-प्रबंधकीय कर्मचारियों में से एक विशिष्ट समस्याओं को हल करने में अधिक सक्षम हो सकता है। इसलिए, प्रबंधक को यह निर्धारित करने का अधिकार देना उचित है कि बैठक में उसके विभाग का प्रतिनिधित्व कौन करेगा।

एक काफी सामान्य स्थिति तब होती है जब बैठक में अधिकांश प्रतिभागी किसी "अपने" मुद्दे पर चर्चा करते हैं, और एजेंडे में शेष आइटम उनकी क्षमता से परे होते हैं। संगठन के कर्मचारियों का कार्य समय अप्रभावी रूप से उपयोग किया जाता है यदि उन्हें बैठक के सभी मुद्दों पर विचार करते समय उपस्थित रहने के लिए मजबूर किया जाता है। इसके अलावा, "अतिरिक्त" लोगों की उपस्थिति अनिवार्य रूप से समस्याओं पर चर्चा की प्रभावशीलता को कम कर देती है।

जब एजेंडा विषम होता है, जब संगठनों की संरचना के विभिन्न स्तरों के मुद्दों को संबोधित किया जाता है, तो बैठक प्रतिभागियों की एक परिवर्तनीय संरचना के सिद्धांत को लागू करने की सिफारिश की जाती है। साथ ही, नियमों को स्थापित करने और उनका कड़ाई से पालन करने का महत्व भी बढ़ जाता है।

अक्सर ऐसी स्थिति होती है जिसमें व्यक्तिगत कर्मचारियों को बैठक में आमंत्रित किया जाता है, लेकिन उनकी वास्तविक भागीदारी किसी विशेष मुद्दे पर चर्चा की प्रगति पर निर्भर करती है। साथ ही, यह पहले से ज्ञात नहीं है कि "सिर्फ मामले में" आमंत्रित कर्मचारी बैठक प्रक्रिया में किस हद तक शामिल होंगे। यह दृष्टिकोण कर्मचारी के प्रति अनादर और उसके रोजगार के प्रति उपेक्षापूर्ण रवैया दर्शाता है। बैठक में भाग लेने वालों की संरचना को अनुकूलित करने के लिए, किसी कर्मचारी के लिए "टेलीफोन दूरी" के सिद्धांत का उपयोग करें, जिसकी भागीदारी बैठक के दौरान ही तय होती है और इस कर्मचारी से अतिरिक्त जानकारी प्राप्त करने की आवश्यकता होती है।

कार्यालय बैठक के समय की योजना पहले से बनाई जानी चाहिए और यदि संभव हो तो संगठन के काम की समग्र लय को बाधित नहीं करना चाहिए। बैठक के नियम विकसित करते समय, आपको इसकी अवधि के संगठनात्मक और मनोवैज्ञानिक मानदंडों को याद रखना चाहिए। यह स्थापित किया गया है कि एक व्यक्ति आमतौर पर 20-30 मिनट के भीतर निर्देशात्मक जानकारी प्राप्त कर सकता है; समस्या बैठक की अवधि डेढ़ घंटे से अधिक नहीं होनी चाहिए। निर्दिष्ट समय के बाद, अधिकांश लोगों की मानसिक गतिविधि, आने वाली जानकारी को देखने और उसका विश्लेषण करने की क्षमता में उल्लेखनीय कमी आती है।

बैठक की सक्रिय और प्रभावी प्रगति इसके आयोजन के लिए कमरे के उपकरणों के लिए कुछ आवश्यकताओं की पूर्ति से सुगम होती है। स्वाभाविक रूप से, यह अच्छे वेंटिलेशन के साथ विशाल होना चाहिए। इसके अलावा, एक विशेष कमरे को फर्नीचर से सुसज्जित करते समय, किसी को इस सिद्धांत द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए कि बैठक के दौरान प्रतिभागियों की सापेक्ष स्थिति उनकी सेवा-पदानुक्रमित स्थिति में अंतर पर जोर नहीं देती है। इस मामले में, "गोल मेज" की अवधारणा का लोगों के बीच आपसी संपर्क में आसानी और उनकी इष्टतम स्थानिक व्यवस्था सुनिश्चित करने के साधन के रूप में शाब्दिक और आलंकारिक अर्थ है।

बैठकों की सामान्य अवधि की आवश्यकताओं के आधार पर, प्रतिभागियों की उच्च गतिविधि को बनाए रखने के लिए इसमें आवश्यक ब्रेक होने चाहिए।

बैठक का प्रभावी प्रवाह काफी हद तक भाषणों के क्रम से निर्धारित होता है: प्रतिभागी की निम्नतम स्थिति से उच्चतम तक, ताकि पिछले वक्ता की राय बाद के भाषणों पर हावी न हो।

किसी बैठक में गतिविधि की कुंजी यह नियम है कि सभी प्रतिभागियों को बोलना चाहिए। यह समस्याओं की चर्चा की प्रगति पर ध्यान बढ़ाने में योगदान देता है।

यह महत्वपूर्ण है कि मीटिंग सूत्रधार अपनी भूमिका स्पष्ट रूप से निभाए। उनकी भूमिका में बैठक के उद्देश्य से विचलन को रोकना और अप्रस्तुत मुद्दों पर चर्चा करना शामिल होना चाहिए। प्रस्तुतकर्ता को प्रतिभागियों के व्यवहार के नैतिक मानकों का अनुपालन सुनिश्चित करना चाहिए, भाषणों की शुद्धता और व्यावसायिक अभिविन्यास को प्रभावित करना चाहिए।

समस्या-समाधान व्यवसाय बैठक की प्रस्तुति

समस्या-समाधान व्यवसाय बैठक प्रस्तुत की गई सभी बैठकों में सबसे जटिल प्रकार की है। किसी समस्या बैठक की पहली कठिनाई इस तथ्य में पहचानी जा सकती है कि प्रबंधक इसके सफल आयोजन पर बहुत सारे संसाधन खर्च करता है। अगली कठिनाई यह है कि व्यावसायिक बैठक में उत्पन्न होने वाली समस्याएँ जोखिम के लिए अनुकूल वातावरण बनाती हैं।

बैठक का संचालन करने वाले प्रबंधक के पास नेतृत्व कौशल होना चाहिए और प्रभावी प्रबंधन निर्णय लेने और रचनात्मक, कुशल माहौल बनाने के लिए पर्याप्त भावनात्मक क्षमता होनी चाहिए। आइए एक छोटा सा व्यावहारिक उदाहरण देखें।

उदाहरण 1

एक छोटी हॉलिडे इवेंट कंपनी का प्रमुख एक व्यावसायिक बैठक कर रहा है। कंपनी के कर्मचारी अधिकतर भावुक लोग हैं और संचित भावनाओं के सहज विस्फोट से ग्रस्त हैं। यह जानते हुए और अपने स्टाफ के बारे में व्यापक समझ रखते हुए, प्रबंधक छोटे-छोटे ब्रेक लेता है ताकि प्रतिभागी थोड़ा आराम कर सकें। इस सरल तकनीक का उपयोग करके प्रबंधक टीम के कार्य को प्रभावी बनाता है। इस बैठक में लिए गए निर्णय प्रभावी होंगे.

समस्या बैठक के उद्देश्य

समस्या व्यवसाय बैठक का उद्देश्य किसी समस्या को प्रस्तुत करना, उस पर चर्चा करना, विकल्पों का चयन करना और आवश्यक प्रबंधन निर्णय लेना है। एक कठिन परिस्थिति का सामना करने वाला प्रबंधक प्रभावी विकल्प बनाने के लिए समस्या बैठक को एक उपकरण के रूप में उपयोग कर सकता है।

समस्याग्रस्त व्यावसायिक बैठक का आयोजन अक्सर प्रबंधक की व्यक्तिगत समस्याओं से जुड़ा होता है। आइए एक व्यावहारिक उदाहरण देखें.

उदाहरण 2

मान लीजिए कि कोई प्रबंधक, किसी समस्या का सामना करने पर, समस्या-समाधान व्यावसायिक बैठकें आयोजित करता है। यह व्यवहार इस तथ्य के कारण है कि वह अपनी क्षमताओं में पर्याप्त आश्वस्त नहीं है और स्थिति का पूरी तरह से आकलन नहीं कर सकता है। अक्सर, जो कठिनाई उत्पन्न होती है उसे कई आदेशों और सक्षम कर्मचारियों को अधिकार सौंपने की मदद से हल किया जा सकता है।

ज्यादातर मामलों में, एक समस्याग्रस्त व्यावसायिक बैठक तभी प्रासंगिक होती है जब स्थिति मुख्य रूप से उद्यम में उत्पन्न होती है। प्रबंधक के पास इसके लिए तैयार नुस्खे नहीं हैं, इसलिए सक्षम विशेषज्ञों और सलाहकारों की भूमिका बढ़ जाती है। किसी समस्याग्रस्त व्यावसायिक बैठक का आरंभकर्ता और आयोजक उस संगठन या विभाग का प्रमुख होता है जिसमें अप्रत्याशित स्थिति उत्पन्न हुई हो।

समस्याग्रस्त व्यावसायिक बैठक की तैयारी करते समय प्रबंधक के कार्य

• बैठक के मुद्दों की पहचान करना
• समस्या, लक्ष्य और उद्देश्य तैयार करना
• किसी उद्यम के लिए किसी समस्या के जोखिम स्तर का आकलन करना
• समस्या की श्रेणी निर्धारित करें
• संगठन में सलाहकारों के एक समूह की पहचान करें
• शामिल सलाहकारों की संख्या निर्धारित करें
• बैठक की तारीख, समय और प्रारूप निर्धारित करें
• सभी मीटिंग प्रतिभागियों को सूचित करें
• यदि आवश्यक हो तो हैंडआउट तैयार करें

चलिए एक व्यावहारिक उदाहरण देते हैं.

उदाहरण 3

आइए मान लें कि प्रबंधक को परिसर की नियमित मरम्मत के कार्य का सामना करना पड़ता है। उन्हें और उनकी टीम को आधुनिक सामग्रियों के बारे में आवश्यक स्तर का ज्ञान नहीं है। इसलिए, एक विशेषज्ञ को आमंत्रित करना आवश्यक है जो एक अनुमान तैयार करेगा। लेकिन अनुमान पर हस्ताक्षर करना केवल प्रबंधक की क्षमता में नहीं है। आपको मुख्य लेखाकार, खरीदार और स्टोरकीपर को आमंत्रित करना होगा। इसके अलावा, जिम्मेदार व्यक्तियों और निष्पादकों को नियुक्त करना आवश्यक है। सबसे कठिन काम है सबको एक साथ इकट्ठा करना और सबको उनकी भूमिका और कार्य बताना। यदि प्रबंधक इसे जल्दी और प्रभावी ढंग से कर सकता है, तो समस्या कम से कम समय में हल हो जाएगी।

समस्या-आधारित व्यावसायिक बैठक गैर-मानक लेकिन प्रभावी निर्णय लेने के लिए एक काफी प्रभावी तंत्र है। इसके प्रयोग से मैनेजर अच्छा परिणाम प्राप्त कर सकता है। इसलिए, बड़े अभियानों और होल्डिंग्स में विशिष्ट मुद्दों वाली व्यावसायिक बैठकें आम हैं। रूस में, बैठकें केवल प्रासंगिकता प्राप्त कर रही हैं, लेकिन जल्द ही प्रबंधक के टूलकिट में अपना उचित स्थान ले लेंगी।

प्रबंधक को, एक नियम के रूप में, बैठक की तैयारी के सभी चरणों की जाँच करनी चाहिए, जिसके कार्यान्वयन में वह स्वयं व्यक्तिगत रूप से शामिल नहीं है।

एजेंडा तैयार करना ("क्या और कैसे चर्चा करें?")

यदि किसी बैठक की आवश्यकता निर्धारित की जाती है, तो निम्नलिखित को स्पष्ट रूप से अलग किया जाना चाहिए:

• चर्चा की गई समस्याओं की सामग्री और संबंधित बैठक का मुख्य विषय, जो इसके सार को चित्रित करना चाहिए
• बैठक के अंतिम परिणाम को किन शर्तों को पूरा करना चाहिए? यह बैठक के उद्देश्य को परिभाषित करता है। उदाहरण के लिए, आपको यह समझने की आवश्यकता है कि हर बैठक तैयार समाधान प्रदान नहीं कर सकती है
• किसे क्या प्रारंभिक कार्य करना चाहिए। कभी-कभी एक कार्य समूह बनाने की सलाह दी जाती है जो एजेंडा तैयार करता है, विभागों में प्रारंभिक संक्षिप्त बैठकें करता है, दो लोगों के बीच बैठकें करता है, आदि।

एजेंडा तय करते समय की गई मुख्य गलतियाँ:

• बैठक का मुख्य विषय गायब है, और यदि कई विषय हैं, तो उनका सटीक परिसीमन और उचित विश्लेषणात्मक चर्चा सुनिश्चित करना संभव नहीं है
• जिस समस्या पर चर्चा की जा रही है उसका सार पहले प्रतिभागियों को नहीं समझाया गया था
• एजेंडे में अलग-अलग आकार और अलग-अलग सामग्री के मुद्दे शामिल होते हैं, जिसके परिणामस्वरूप बैठक चर्चा में बदल जाती है, और अक्सर इसके व्यक्तिगत प्रतिभागियों या समूहों के बीच झड़प में बदल जाती है। परिणामस्वरूप, निष्क्रिय श्रोताओं की स्थिति में रखे गए प्रतिभागियों की संख्या बढ़ जाती है
• एजेंडे का पालन करने में असमर्थ, उससे विचलित होना और अनायास उत्पन्न होने वाले साइड विषयों या कुछ शाश्वत समस्या (आपूर्ति मुद्दे, आदि) पर विचार करना।

प्रतिभागियों का निर्धारण ("कौन?")

मुख्य आवश्यकता यह है कि बैठक में वे लोग शामिल होने चाहिए जो बैठक के उद्देश्यों में योगदान दे सकें। इसके साथ ही, यह भी ध्यान में रखा जाना चाहिए कि यदि बैठक में चर्चा किए गए मुद्दे विषम हैं (यानी एक ही समय में उपस्थित सभी लोगों को प्रभावित नहीं करते हैं), तो बैठक के लिए एक कार्यक्रम विकसित करना आवश्यक है (मुख्य मुद्दों की एक सूची) प्रतिभागियों को इंगित करते हुए)। कार्यक्रम इस प्रकार तैयार किया जाना चाहिए कि बैठक में वे लोग शामिल हों जो सीधे तौर पर चर्चा की जा रही समस्या से संबंधित हों। अगले मुद्दे की चर्चा पूरी होने के बाद, निम्नलिखित मुद्दों की चर्चा में शामिल नहीं होने वाले व्यक्तियों को रिहा कर दिया जाता है। लेकिन किसी व्यक्ति को अस्थायी रूप से जाने देना और फिर उसे दोबारा आमंत्रित करना अवांछनीय है। इस आवश्यकता का अनुपालन नेता और बैठक प्रतिभागियों को अनुशासित करता है और उन्हें समय सीमा का पालन करने के लिए मजबूर करता है।

सभी (या प्रमुख) प्रतिभागियों को बैठक के बारे में लिखित रूप में सूचित किया जाना चाहिए, जिसमें मुख्य विषय, उद्देश्य, बुनियादी जानकारी, समय, स्थान, बैठक की अवधि और नेता का नाम दर्शाया जाना चाहिए।

बैठक में भाग लेने वालों का दायरा निर्धारित करते समय की गई मुख्य गलतियाँ:

• किसी व्यक्ति को उसकी स्थिति के आधार पर बैठक में आमंत्रित किया जाता है, न कि किसी समस्या के साथ उसकी नौकरी की जिम्मेदारियों के संबंध के आधार पर
• चर्चा के तहत मुद्दे से असंबंधित लोगों के निमंत्रण के कारण निष्क्रिय श्रोताओं का एक बड़ा हिस्सा

बैठक की अवधि निर्धारित करना ("कब तक?")

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि बैठक की अवधि न केवल एजेंडे में मुद्दों की संख्या पर निर्भर करती है, बल्कि उनकी सामग्री पर भी निर्भर करती है। सबसे पहले, बैठक अधिक गहनता से आगे बढ़ती है। एजेंडे के अंत में मुद्दों को कम समय दिया जाता है। इसलिए, एजेंडे में 1-2 समस्याग्रस्त मुद्दों या कम महत्व के 3-5 मुद्दों को शामिल करने की सलाह दी जाती है।

यह ध्यान में रखना चाहिए कि बैठक के अंतिम समय के बारे में प्रबंधक का संदेश इसकी अवधि को 10% तक कम कर देता है। इस घटना के कारण विशुद्ध रूप से मनोवैज्ञानिक हैं - बैठक में भाग लेने वाले अपने विचारों को तेजी से इकट्ठा करते हैं और बोलने में देरी नहीं करते हैं, अर्थात। बैठक के अंत के बारे में जानकारी एक निश्चित सक्रिय और अनुशासनात्मक भूमिका निभाती है।

यदि कोई बैठक एक घंटे से अधिक के लिए निर्धारित है, तो हर 40-50 मिनट में आपको ब्रेक लेना चाहिए और, यदि संभव हो तो, काम के रूपों (व्यक्तिगत कार्य, समूह कार्य, चर्चा, व्यक्तिगत प्रस्तुतियाँ, आदि) को बदलना चाहिए।

बैठकें अक्सर लंबी खिंच जाती हैं क्योंकि आने वाली समस्याओं का समाधान नहीं हो पाता। इस मामले में, नेता को यह सुनिश्चित करना होगा कि प्रतिभागी अपने लिए मध्यवर्ती परिणाम रिकॉर्ड करें (क्या स्पष्ट किया गया, किस पर सहमति हुई, आदि), उचित व्यक्तिगत कार्य निर्धारित करें और इस मुद्दे पर दूसरी बार चर्चा होने की समय सीमा निर्धारित करें। साथ ही, बैठकों के बीच के अंतराल में किए गए कार्यों को ध्यान में रखते हुए, अगली चर्चा के पाठ्यक्रम को स्पष्ट करना आवश्यक है।

बैठक की अवधि निर्धारित करते समय की गई मुख्य गलतियाँ:

• बैठक की अवधि विनियमित नहीं है
• बैठक की स्थापित अवधि का सम्मान नहीं किया जाता है
• बैठकें बहुत लंबी होने वाली हैं
• कोई ब्रेक नहीं लिया गया
• रिपोर्टों और भाषणों के लिए कोई समय सीमा नहीं
• किसी के विचारों को संक्षिप्त और स्पष्ट रूप से व्यक्त करने में असमर्थता

अंत में, हम बैठकों में समय के अलक्षित उपयोग के कारणों के बारे में एन. पार्किंसन का एक उदाहरण देते हैं, जिसका मूल इसकी संरचना के निर्धारण में निहित है। आयोग ने 5 मिलियन डॉलर की परमाणु रिएक्टर निर्माण परियोजना पर चर्चा करते हुए 5 मिनट बिताए। आयोग के 11 सदस्यों में से 4 को नहीं पता था कि रिएक्टर क्या होता है, अन्य 4 को नहीं पता था कि इसका उपयोग कहाँ किया जाता है। फलस्वरूप कोई चर्चा नहीं हो सकी और प्रस्तुत प्रस्ताव स्वीकार कर लिया गया। इसके बाद, समिति ने $2,350 साइकिल भंडारण परियोजना पर चर्चा की। चूँकि हर कोई जानता था कि क्या चर्चा हो रही है और सबकी अपनी-अपनी राय थी, चर्चा 45 मिनट तक चली। तीसरे, दोपहर के भोजन के आयोजन के मुद्दे पर चर्चा की गई, जिसकी लागत कुछ डॉलर थी। इस मसले पर चर्चा और भी लंबी खिंच गई.

बैठक का स्थान निर्धारित करना ("कहां?")

स्थान काफी हद तक बैठक के प्रकार पर निर्भर करता है। एक नियम के रूप में, एक परिचालन बैठक आयोजित करने की सिफारिश की जाती है जहां इसके प्रतिभागियों के काम का मुख्य स्थान स्थित है। एक बड़ा कमरा या असेंबली हॉल उत्पादन बैठकें और बैठकें आयोजित करने के लिए उपयुक्त है। समस्या बैठक के स्थान पर सबसे अधिक आवश्यकताएं रखी गई हैं, जिसमें दो विकल्प सबसे आम हैं:

• समस्या बैठकें महीने में 1-2 बार कार्य दिवस के अंत में 2-3 घंटों के लिए विशेष रूप से इस उद्देश्य के लिए डिज़ाइन किए गए कमरे में आयोजित की जाती हैं
• एक समस्या बैठक तिमाही या छह महीने में एक बार ऑफ-साइट बैठक के रूप में आयोजित की जाती है, जो 2-2.5 दिनों तक चलती है, और जिस स्थान पर यह आयोजित की जाती है, वह एक नियम के रूप में, उद्यम का मनोरंजन केंद्र है (विदेशों में, एक नियम के रूप में, एक होटल)

बैठक का स्थान निर्धारित करते समय की गई मुख्य गलतियाँ:

• बॉस के ऑफिस में बहुत सारी बैठकें होती रहती हैं
• बैठक के दौरान टेलीफोन पर बातचीत होती है और आगंतुकों का स्वागत भी किया जाता है
• बैठक कक्ष समुचित रूप से सुसज्जित नहीं है

बैठक का समय निर्धारित करना ("कब?")

मुलाकात का समय पारंपरिक होना चाहिए. इससे विचलन की अनुमति केवल असाधारण मामलों में ही दी जाती है।

एक परिचालन बैठक शुरू करने का सबसे उपयुक्त समय कार्य दिवस की शुरुआत के बाद पहला घंटा है, उत्पादन बैठकें और बैठकें दोपहर के भोजन के ब्रेक से पहले आयोजित की जाती हैं, और एक समस्या बैठक कार्य दिवस के अंत से पहले सबसे अच्छी होती है।

मीटिंग का समय निर्धारित और उपयोग करते समय की जाने वाली मुख्य गलतियाँ:

• कार्य दिवस की शुरुआत के तुरंत बाद एक परिचालन बैठक आयोजित करना
• कार्य दिवस की समाप्ति के बाद बैठक आयोजित करना
• बैठक शुरू होने के लिए निर्धारित समय का अनुपालन करने में विफलता

व्यावसायिक संचार के बिना किसी भी संगठन के कार्य की कल्पना करना अकल्पनीय है। कर्मचारियों के बीच उचित रूप से निर्मित संचार आपको सौंपे गए कार्यों को सुचारू रूप से और शीघ्रता से हल करने की अनुमति देता है।

संगठनों में कई प्रकार की बैठकें होती हैं और उनमें से प्रत्येक की अपनी विशेषताएं और उद्देश्य होते हैं। इन बारीकियों को जानने से व्यावसायिक चर्चाओं को सुविधाजनक बनाने में मदद मिलेगी। यह लेख आपको बैठकों के प्रकारों के बारे में बताएगा, आपको यह समझने में मदद करेगा कि वे क्यों आयोजित की जाती हैं और कार्यालय के काम में उन्हें कैसे दर्ज किया जाता है।

व्यावसायिक बैठकों के उद्देश्य

किसी भी प्रकार की कार्यालय बैठक आपको संगठन में हो रही स्थिति की व्यापक तस्वीर देखने और उसकी ताकत और कमजोरियों को निर्धारित करने की अनुमति देती है। यह ध्यान देने योग्य है कि व्यावसायिक संचार के इस प्रारूप में भाग लेने पर कंपनी या उद्यम का तेजी से विकास होता है।

कार्य

सभी प्रकार की बैठकों के लिए निम्नलिखित कार्यों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है:

• वर्तमान समस्याओं और मुद्दों का समाधान;
• कंपनी के रणनीतिक लक्ष्य के अनुसार विभागों के कार्यों का एकीकरण;
• कंपनी और उसके व्यक्तिगत संरचनात्मक प्रभागों की गतिविधियों का मूल्यांकन;
• कंपनी की नीति को बनाए रखना और विकसित करना।

यह समझने के लिए कि इस तरह के व्यावसायिक कार्यक्रम को किस प्रारूप में आयोजित करना है, आपको यह तय करने की आवश्यकता है कि उपरोक्त कार्यों में से कौन सा इसके अनुरूप होगा, और उसके बाद ही आप समझ सकते हैं कि यह किस वर्गीकरण से संबंधित होगा।

प्रकार और वर्गीकरण

एक बैठक, एक प्रकार के व्यावसायिक संचार के रूप में, विभिन्न रूप ले सकती है, जो इसके विषय और उपस्थित अधिकारियों की सूची निर्धारित करती है।

बैठकों के मुख्य वर्गीकरण पर प्रकाश डाला जाना चाहिए:

1. सदस्यता क्षेत्र. यहां हम इस प्रकार की बैठकों को प्रशासनिक (जिसमें समस्याग्रस्त मुद्दों की चर्चा शामिल होती है), वैज्ञानिक (सेमिनार और सम्मेलन, जिसका उद्देश्य वर्तमान वैज्ञानिक मुद्दों पर चर्चा करना है), राजनीतिक (जिसमें किसी भी राजनीतिक दल के सदस्यों की बैठक शामिल होती है) के रूप में अंतर कर सकते हैं। और चालें) और मिश्रित प्रकार।
2. पैमाना। यहां हम अंतरराष्ट्रीय लोगों के बीच अंतर करते हैं, जहां अन्य देशों के विशेषज्ञ या विदेशी भागीदार शामिल होते हैं, राष्ट्रीय, क्षेत्रीय और शहरी।
3. नियमितता. किसी भी प्रारूप में, बैठकें चालू या आवधिक हो सकती हैं।
4. स्थान के आधार पर - स्थानीय या यात्रा पर।

और सभी प्रकार की बैठकों को इस प्रकार विभाजित किया जा सकता है:

1. अनुदेशात्मक, एक निर्देश प्रारूप प्रदान करना, जहां एक वरिष्ठ प्रबंधक सीधे अपने अधीनस्थों को जानकारी देता है, जिसे बाद में सत्ता के ऊर्ध्वाधर के साथ फैलाया और प्रसारित किया जाता है। अक्सर, ऐसे व्यावसायिक संचार के दौरान, सामान्य निदेशक के आदेशों से अवगत कराया जाता है, जो उद्यम की प्रगति को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित कर सकता है, और ये व्यवहार के मानदंड या महत्वपूर्ण नवाचार भी हो सकते हैं।
2. परिचालन (नियंत्रण कक्ष)। इस प्रकार की बैठक का उद्देश्य संगठन या उद्यम में मामलों की स्थिति के बारे में जानकारी प्राप्त करना है। इस मामले में सूचना का प्रवाह निचले अधीनस्थों से विभागों के प्रमुखों या सामान्य निदेशक तक निर्देशित होता है। परिचालन बैठकों में मुख्य रूप से रोड मैप के कार्यान्वयन, नियोजित गतिविधियों, रणनीतिक और परिचालन योजनाओं के मुद्दों पर चर्चा की जाती है। एक परिचालन (प्रेषक) बैठक और अन्य सभी के बीच एक महत्वपूर्ण अंतर यह है कि वे नियमित रूप से आयोजित की जाती हैं और प्रतिभागियों की एक निरंतर सूची होती है। गौर करने वाली बात यह भी है कि बैठक के दौरान कोई एजेंडा भी नहीं हो सकता है.
3. समस्याग्रस्त. कम समय में कार्यों को पूरा करने या उद्यम के लिए उत्पन्न हुई वैश्विक समस्या को हल करने के लिए निर्णय लेने की तत्काल आवश्यकता की स्थिति में ऐसी बैठक बुलाई जाती है।

उपरोक्त सभी के अलावा, हम उत्पादन बैठकों के सबसे लोकप्रिय प्रकारों में से एक - नियोजन बैठक - को अलग से उजागर कर सकते हैं। एक नियम के रूप में, ऐसा आयोजन दैनिक या सप्ताह में एक बार आयोजित किया जाता है, जिसमें विभाग के प्रमुख और प्रत्यक्ष कलाकार उपस्थित होते हैं, जो दिन के लिए कार्य प्राप्त करते हैं और उनके कार्यान्वयन की प्रगति पर चर्चा करते हैं।

बैठक के लिए उद्यम के कर्मियों की बैठक का विषय उद्यम की गतिविधियों के दौरान उत्पन्न होने वाले किसी भी प्रकार के मुद्दे हो सकते हैं, और चर्चा बाहरी वातावरण में बदलाव के लिए भी समर्पित हो सकती है जिसमें एक विशिष्ट संगठन संचालित होता है।

बैठक का आयोजन

किसी भी प्रकार की बैठक, चाहे उसका प्रारूप कुछ भी हो, के लिए सावधानीपूर्वक तैयारी की आवश्यकता होती है, क्योंकि इसकी प्रभावशीलता इसी क्षण पर निर्भर करती है। प्रारंभ में, निम्नलिखित बिंदुओं को निर्धारित करना आवश्यक है:

• लक्ष्य;
• मुद्दों पर चर्चा की गई;
• कर्मचारियों के लिए कार्य निर्धारित करना (कार्यक्षमता और अधीनता के आधार पर);
• कार्य पूरा होने के चरण.

आज अधिकांश बैठकें बहुत ही औसत ढंग से आयोजित की जाती हैं, जिसके कारण उनका अर्थ खो जाता है और सौंपे गए कार्य ख़राब ढंग से हो पाते हैं। इसलिए, ऐसी व्यावसायिक बैठकों के पूरे पाठ्यक्रम के बारे में सोचना और कामकाजी चर्चा को इस तरह से तैयार करना बेहद महत्वपूर्ण है कि इसमें न केवल समय लगे, बल्कि टीम से प्रतिक्रिया भी हो।

बैठकें आयोजित करना

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि एक निश्चित बाजार हिस्सेदारी हासिल करने और बड़ा मुनाफा कमाने के लिए अपनी कंपनी विकसित करने की चाहत रखने वाली बड़ी कंपनियां और संगठन बैठकों के माध्यम से महत्वपूर्ण मुद्दों पर चर्चा करने पर बड़ा दांव लगाते हैं। सफल प्रबंधकों के अभ्यास से, हम किसी बैठक की तैयारी कैसे करें, इसके लिए नियमों का निम्नलिखित सेट तैयार कर सकते हैं:

सबसे पहले, प्रतिभागियों की एक सूची निर्धारित की जाती है। आपको यह स्पष्ट रूप से समझना चाहिए कि बैठक में किसे आमंत्रित करना है और इसमें उसकी क्या भूमिका होगी। अक्सर ऐसा होता है कि आमंत्रित व्यक्ति मुद्दे को समझ नहीं पाते हैं, और उन्हें "बस मामले में" आमंत्रित किया जाता है, लेकिन इस समय वे अपने आधिकारिक कर्तव्यों को पूरा कर सकते हैं और समय बर्बाद नहीं कर सकते हैं।

एजेंडा तैयार करना जरूरी है. यदि बैठक की योजना बनाई गई है, तो एक एजेंडा पहले से विकसित किया जाता है, जो चर्चा किए जाने वाले मुद्दों को इंगित करता है, और मुख्य वक्ताओं की पहचान भी करता है। यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि यह दस्तावेज़ जानकारी तैयार करने के लिए जिम्मेदार लोगों और उपस्थित लोगों को भेजा जाना चाहिए ताकि सभी प्रतिभागी रिपोर्ट, प्रस्ताव और अतिरिक्त प्रश्न तैयार कर सकें। यदि आवश्यक हो तो एजेंडा को समायोजित किया जा सकता है।

बैठक में मुख्य और रणनीतिक मुद्दों को सबसे आगे लाया जाना चाहिए। ऐसे मुद्दों के वक्ता आवश्यक रूप से ऐसे व्यक्ति (विभागों, अनुभागों, कार्यशालाओं के प्रमुख) होने चाहिए जो कंपनी की किसी भी रणनीतिक गतिविधियों के कार्यान्वयन के लिए व्यक्तिगत रूप से जिम्मेदार हों।

महत्वपूर्ण बिंदु

यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि किसी भी बैठक के दो मुख्य चरण होते हैं - उसकी तैयारी और उसका संचालन। पहले चरण में व्यावसायिक सभा आयोजित करने की प्रासंगिकता निर्धारित करना, कार्यों की पहचान करना, मुख्य और माध्यमिक लक्ष्य, प्रतिभागियों और वक्ताओं की एक सूची बनाना, विषय या पहले से निर्धारित एजेंडे के अनुसार रिपोर्ट, प्रस्तुतियाँ और एक रिपोर्ट तैयार करना शामिल है। दूसरे चरण में बैठक के पूर्व नियोजित पाठ्यक्रम का कार्यान्वयन, रिपोर्ट सुनना और वर्तमान और रणनीतिक मुद्दों पर चर्चा करना शामिल है।

यदि ऐसे व्यावसायिक संचार के दौरान यह तय करना आवश्यक है कि कर्मचारियों को क्या करना चाहिए और किससे करना चाहिए, तो हम तीसरे चरण - निर्णय लेने को अलग कर सकते हैं। एक नियम के रूप में, निर्णय बैठक का नेतृत्व करने वाले अध्यक्ष द्वारा अपने विवेक के आधार पर या चर्चा या सामूहिक मतदान के माध्यम से निर्धारित किए जाते हैं।

मीटिंग योजना का उदाहरण

अपने सामने स्पष्ट रूप से परिभाषित योजना रखने से, कोई भी प्रबंधक कुशलतापूर्वक और प्रभावी ढंग से एक बैठक आयोजित कर सकता है, जो उसे कर्मचारियों से प्रतिक्रिया प्राप्त करने और उनके लिए सही कार्य निर्धारित करने की अनुमति देगा। इस योजना में निम्नलिखित पहलू शामिल हो सकते हैं:

• एक निश्चित समय अवधि (तिमाही, सप्ताह, अर्ध-वर्ष, माह) के लिए रिपोर्ट सुनना और परिणामों का सारांश देना;
• कंपनी से संबंधित समसामयिक मुद्दों का कवरेज;
• समस्याओं को दूर करने के प्रस्तावों को सुनना (मंथन करना);
• प्रस्तावित विकल्पों का मूल्यांकन और उनके कार्यान्वयन पर चर्चा;
• विकल्पों का संचय;
• एक या दूसरे विकल्प को अपनाने के लिए मतदान करना;
• समस्याओं को हल करते समय सीमाओं को परिभाषित करना (जिम्मेदार लोगों, समय सीमा, विधियों और विधियों का निर्धारण करना)।

लॉगिंग

अधिकांश प्रकार की बैठकों को कागज (दस्तावेज़) पर दर्ज करने की आवश्यकता होती है, जिसे मिनट्स कहा जाता है। इस प्रकार के दस्तावेज़ीकरण को बनाए रखने से आप लिए गए निर्णयों को वैध बना सकते हैं। और साथ ही, प्रोटोकॉल के लिए धन्यवाद, आप हमेशा गतिविधियों की प्रगति को ट्रैक कर सकते हैं, और सौंपे गए कार्यों को पूरा करने में विफलता के मामले में, यह निर्धारित कर सकते हैं कि इसके लिए कौन जिम्मेदार है।

बैठक का संचालन आमतौर पर नेता के सचिव द्वारा किया जाता है जो बैठक का अध्यक्ष होता है। हालाँकि, अक्सर यह कार्य अन्य कर्मचारियों द्वारा किया जा सकता है।

सचिव के कार्य एवं कार्य

व्यावसायिक बैठकें शुरू होने से पहले, सचिव को आमंत्रितों की सूची और चर्चा किए गए मुद्दों की सूची से परिचित होना चाहिए। हालाँकि, यह ध्यान देने योग्य है कि यदि बैठक नियमित आधार पर होती है, तो यह अधिकारी ही है जो सभी दस्तावेज (सूचियाँ, योजनाएँ, एजेंडा, आदि) एकत्र करता है और प्रबंधक को बैठक की तैयारी में मदद करता है।

प्रारंभ में और यदि आवश्यक हो, सचिव उन व्यक्तियों से पंजीकरण पत्र भरने के लिए कह सकता है, जहां उनका पूरा नाम दर्शाया जाएगा। और स्थिति. प्रोटोकॉल बनाते समय इसकी आवश्यकता होगी। इसके बाद, सचिव एजेंडे की घोषणा करता है, जो बैठक की शुरुआत का प्रतीक है। इसके अलावा, जब उपस्थित लोग मुद्दों पर चर्चा करना शुरू करते हैं, तो सचिव इस कार्यक्रम की प्रगति को रिकॉर्ड करते हैं। बैठक के अंत में, यह अधिकारी मिनटों का एक तैयार संस्करण तैयार करता है, जिसके बाद वह अध्यक्ष के साथ इस पर हस्ताक्षर करता है और सभी शामिल व्यक्तियों को भेजता है।

ड्राइंग बनाते समय, सचिव के लिए बैठक के कार्यवृत्त की उपस्थिति पर उचित ध्यान देना अत्यंत महत्वपूर्ण है। इसमें एक हेडर, स्थान, उपस्थित लोगों की सूची, चर्चा किए गए मुद्दे और लिए गए निर्णय शामिल होने चाहिए।

निष्कर्ष

उपरोक्त जानकारी से यह स्पष्ट हो जाता है कि उद्यमों में बैठकें आयोजित करना अत्यंत महत्वपूर्ण है। हालाँकि, यह हमेशा याद रखने योग्य है कि ऐसे आयोजनों के लिए उच्च गुणवत्ता वाली तैयारी जानकारी को कवर करने, कार्यों को निर्धारित करने और उनके उच्च गुणवत्ता वाले कार्यान्वयन में सफलता की कुंजी का 50% से अधिक वहन करती है।

मीटिंग प्रबंधन उपकरणों में से एक है, और यदि प्रबंधक जानता है कि इसका उपयोग कैसे करना है, तो मीटिंग में भाग लेने वाले किसी भी व्यक्ति को ऐसा नहीं लगेगा कि उसने समय बर्बाद किया है। आइए इस बारे में बात करें कि एक प्रतिभागी या मॉडरेटर के रूप में एक मानव संसाधन प्रबंधक किसी समस्या बैठक के लिए कैसे तैयारी कर सकता है।

एक नियम के रूप में, कंपनी के लिए महत्वपूर्ण मुद्दों पर बैठकें बुलाई जाती हैं। ये "ऑपरेटिव" हो सकते हैं जो वर्तमान कार्यों पर राय का आदान-प्रदान करने, आदेशों के निष्पादन की निगरानी करने और जिम्मेदार कर्मचारियों के कार्यों का समन्वय करने के लिए आयोजित किए जाते हैं। ऐसी बैठकें नियमित रूप से आयोजित की जाती हैं, उदाहरण के लिए, साप्ताहिक, जिसका उद्देश्य पिछले सप्ताह के परिणामों को संक्षेप में प्रस्तुत करना और अगले सप्ताह के लिए लक्ष्य निर्धारित करना है। आप रिपोर्टिंग बैठकों को भी उजागर कर सकते हैं, जिनका नाम स्वयं ही बोलता है: उनमें रिपोर्टें सुनी जाती हैं और एक निश्चित अवधि के परिणामों को संक्षेप में प्रस्तुत किया जाता है। अंत में, समस्या बैठकें होती हैं, जो अवधि और उनके आचरण के परिदृश्य के संदर्भ में सबसे अप्रत्याशित होती हैं, जिसमें कार्यक्रम के लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए नेता या मॉडरेटर से प्रयासों की सबसे बड़ी लामबंदी की आवश्यकता होती है - एजेंडे पर समस्या को हल करना।

अन्य प्रकार की बैठकों में यह माना जाता है कि बैठक से पहले बॉस के पास एक तैयार निर्णय होता है, जिसे केवल व्यक्त करने की आवश्यकता होती है और संग्रहीत तर्कों की मदद से प्रतिभागियों की वफादारी सुनिश्चित करने और बोलने का अवसर प्रदान करने की आवश्यकता होती है। चर्चा के बाद, व्यक्तिगत निर्णय संयुक्त हो जाता है, और इसके प्रति सहकर्मियों का रवैया किसी आदेश के रूप में जारी किए जाने की तुलना में कहीं अधिक गर्मजोशीपूर्ण हो जाता है। इसके अतिरिक्त, प्रबंधक दिलचस्प विचार सुन सकता है और कर्मचारियों से प्रतिक्रिया प्राप्त कर सकता है।

कारखाना की जानकारी

OJSC Atomenergomash समूह की कंपनियां एक गतिशील रूप से विकसित होने वाली पावर इंजीनियरिंग होल्डिंग है जो रूस, चेक गणराज्य और हंगरी में स्थित 30 से अधिक उत्पादन उद्यमों, अनुसंधान संस्थानों, इंजीनियरिंग और सेवा कंपनियों को एकजुट करती है। गतिविधि का क्षेत्र: परमाणु और तापीय ऊर्जा, गैस और पेट्रोकेमिकल उद्योग। समूह रोसाटॉम स्टेट कॉर्पोरेशन प्रणाली का हिस्सा है। कर्मचारियों की संख्या 12 हजार से अधिक लोगों की है।

समस्या बैठकें उन बैठकों के प्रकार को संदर्भित करती हैं जिनमें समाधान विकसित करना होता है। इस कारण से, वे उन तकनीकों का उपयोग करने की अधिक संभावना रखते हैं जो उन्हें मूल्यवान "विचार-विमर्श" समय का प्रभावी ढंग से उपयोग करने में मदद करती हैं। आइए इस प्रकार की बैठक के बारे में अधिक विस्तार से बात करें।

बैठक की तैयारी

इस तथ्य के बावजूद कि समस्या बैठकें अक्सर "ज्वलंत" मुद्दों पर बुलाई जाती हैं जिनके त्वरित समाधान की आवश्यकता होती है, प्रबंधक को इस आयोजन की तैयारी को नजरअंदाज नहीं करना चाहिए। इसके लिए पर्याप्त समय होना चाहिए:

• बैठक का उद्देश्य तैयार करें;
• प्रतिभागियों की संरचना निर्धारित करें;
• समय और स्थान चुनें;
• मसौदा एजेंडा और विनियमों पर विचार करें;
• प्रतिभागियों को पहले से सूचित करें.

यहां बैठक के लक्ष्यों का एक उदाहरण दिया गया है. इसलिए, यदि किसी कंपनी को किसी निश्चित ब्रांड के उत्पादों की बिक्री में समस्या है, तो बैठक के लक्ष्य दो तरीकों से तैयार किए जा सकते हैं:

1. ब्रांड का आकर्षण बढ़ाने के उपायों की चर्चा.

2. संबंधित उत्पाद श्रेणी की मांग में गिरावट के कारणों का विश्लेषण और ब्रांड का आकर्षण बढ़ाने के लिए एक कार्य योजना अपनाना।

पहला विकल्प मानता है कि बैठक के अंत में प्रतिभागी एक तथ्य बता सकते हैं: उन्होंने समस्या पर चर्चा की। औपचारिक तौर पर लक्ष्य हासिल कर लिया गया है, लेकिन आगे क्या करें? इस प्रकार, परिणाम के संदर्भ में बैठक का उद्देश्य बेहतर बताया गया है। योजना पर चर्चा एक प्रक्रिया है, और बैठक का परिणाम ब्रांड के आकर्षण (दूसरा विकल्प) को बढ़ाने के उद्देश्य से विशिष्ट गतिविधियों के एक सेट के रूप में योजना को अपनाना है।

एक बार जब लक्ष्य स्पष्ट रूप से उस परिणाम के संदर्भ में तैयार हो जाता है जिसे कर्मचारियों को बैठक के अंत में हासिल करना चाहिए, तो प्रबंधक प्रतिभागियों की संरचना निर्धारित करता है, उन लोगों को चुनता है जिनकी योग्यता, अनुभव और मानसिकता (रचनात्मक) उन्हें समस्या को हल करने की अनुमति देगी। किसी विशेष विशेषज्ञ की उपस्थिति की आवश्यकता बैठक के उद्देश्य से निर्धारित होती है, और अक्सर मुख्य बात कर्मचारियों के बीच प्रासंगिक ज्ञान, रचनात्मकता और सोच की परिवर्तनशीलता की उपस्थिति मानी जाती है। हालाँकि, कुछ बड़ी कंपनियों में, बैठकों में उन कर्मचारियों द्वारा भाग नहीं लिया जा सकता है जिनका पद स्तर मुख्य प्रतिभागियों (वरिष्ठ प्रबंधकों) के पद से कम है। इस स्थिति से बाहर निकलने का रास्ता बैठक की पूरी अवधि के लिए नहीं, बल्कि उसके अलग-अलग हिस्सों के लिए आवश्यक विशेषज्ञों को आमंत्रित करना है।

बैठक में भाग लेने वालों की संरचना निर्धारित करने के बाद, बैठक का स्थान और समय चुना जाता है। आमतौर पर, मीटिंग शेड्यूल करने वाला प्रबंधक स्थान के रूप में अपने कार्यालय को प्राथमिकता देता है, जो उसे नियंत्रण में रहने की अनुमति देता है। यदि बड़ी संख्या में प्रतिभागियों की उम्मीद है, तो एक बैठक कक्ष आरक्षित करना बेहतर है। शाखा प्रतिनिधियों की भागीदारी वाली बड़ी बैठकों के लिए, सम्मेलन कक्ष कभी-कभी किराए पर लिए जाते हैं। समय का चयन संगठन की व्यावसायिक प्रक्रियाओं को ध्यान में रखते हुए किया जाता है, जब तक कि चर्चा अप्रत्याशित घटना के कारण न हो। उदाहरण के लिए, मॉस्को की एक कंपनी में, जिसके अधिकांश ग्राहक पश्चिमी साइबेरिया के उद्यम हैं, दोपहर में आंतरिक कार्यक्रम आयोजित करने की प्रथा है, जब ग्राहकों का कार्य दिवस पहले ही समाप्त हो चुका होता है। कभी-कभी प्रबंधक एक समय सीमा निर्धारित करता है और सचिव को इस बारे में सूचित करता है, और वह सभी प्रतिभागियों के साथ बैठक के प्रारंभ समय पर सहमत होता है और, इसे निर्दिष्ट करके, बॉस को रिपोर्ट करता है। इस प्रकार, बड़ी कंपनियों में, "समझौता" का समय अक्सर शनिवार होता है।

क्या यह महत्वपूर्ण है!

किसी बैठक को एक लंबी, अनियंत्रित प्रक्रिया बनने से रोकने के लिए, इसकी संरचना पर विचार करना और मुख्य प्रस्तुतियों और चर्चाओं के लिए एक समय सीमा निर्धारित करना आवश्यक है। यह विचार करने योग्य है कि स्पष्ट नियमों के साथ भी, ऐसे आयोजन आमतौर पर लंबे समय तक चलते हैं, और एक घंटे के लिए डिज़ाइन की गई बैठक डेढ़ घंटे तक चल सकती है।

प्रतिभागियों को सूचित करना और आवश्यक सामग्री पहले से भेजना बेहतर है, जिससे कर्मचारियों को न केवल बैठक के लिए तैयारी करने और "जानने" की अनुमति मिलेगी, बल्कि समस्या का अपना समाधान भी तैयार करने में मदद मिलेगी। लोगों को अपने विचारों को सक्रिय रूप से व्यक्त करने और समाधान को आकार देने में भाग लेने के लिए तैयार रहने की आवश्यकता के बारे में सूचित करना अनिवार्य है। इससे मुलाकात का समय काफी कम हो जाएगा. आप कर्मचारियों को विभिन्न तरीकों से सूचित कर सकते हैं: ई-मेल द्वारा, हस्ताक्षर के विरुद्ध सचिवालय के माध्यम से कागजी रूप में, टेलीफोन द्वारा, टेलीफोन संदेश के रूप में और यहां तक ​​कि आईसीक्यू के माध्यम से भी। लेकिन मुख्य सूचना भाग आमतौर पर एक जैसा दिखता है। एक अनुमानित एजेंडा प्रारूप परिशिष्ट में दिया गया है। 1.

अगला कदम एक ऐसे व्यक्ति को चुनना है जो भाषणों और चर्चाओं के अनुक्रम और अवधि की निगरानी करेगा, एक गंभीर घटना को "बाज़ार" में बदलने से रोकेगा या इससे भी बदतर, साज़िश बुनने या अगले की व्यक्तिगत समस्याओं को हल करने का कारण बन जाएगा। "बातचीत करने वाला।" नेता यह जिम्मेदारी बैठक सचिव या मॉडरेटर को सौंप सकता है।

मीटिंग आयोजित करना

बैठक, साथ ही इसकी तैयारी को कई चरणों में विभाजित किया जा सकता है:

• प्रोटोकॉल बनाए रखने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति की नियुक्ति;
• राजनीतिक रैली में दिया जाने वाला भाषण;
• बहस;
• निर्णय लेना;
• जिम्मेदारियाँ और समय सीमाएँ निर्दिष्ट करना;
• भागीदारी के लिए सहकर्मियों का आभार GOST R 6.30-2003 द्वारा निर्धारित किया जाता है।

रूस में, बैठकें अक्सर देर से आने वालों के लिए धैर्यपूर्वक इंतजार करने के साथ शुरू होती हैं, जिन्हें एकत्रित लोग अतिरिक्त फोन कॉल के साथ जल्दी करने की कोशिश करते हैं। बेशक, यह स्थिति समस्या को हल करने में मदद नहीं करती है, इसलिए यदि संभव हो तो इसे ठीक किया जाना चाहिए। लोगों को अधिक अनुशासित बनाने के लिए, और अगली बैठक में देर से आने वालों की संख्या कई गुना कम होगी, इसके लिए आपको बस एक बार किसी का इंतजार नहीं करना है और समय पर चर्चा शुरू करनी है। एक प्रबंधक की दूसरे देर से आने वाले व्यक्ति पर खतरनाक नजर और वक्ता का प्रदर्शनकारी व्यवधान अगली बार अपने लिए अजीब स्थिति पैदा करने से बचने के लिए एक अच्छा प्रोत्साहन है।

किसी बैठक की तैयारी करते समय भी, बॉस इसे आयोजित करने के तरीके चुनता है: रिपोर्ट, चर्चा, विचार-मंथन, समूह साक्षात्कार, विचारों का आदान-प्रदान। अभिवादन और बैठक के विषय की एक संक्षिप्त अनुस्मारक के बाद, उपस्थित लोगों में से एक (आमतौर पर सचिव) को मिनट लेने के लिए नियुक्त किया जाता है। भले ही इस संबंध में औपचारिकताओं का कड़ाई से पालन करना संभव न हो, उपस्थित लोगों में से एक को आवश्यक रूप से सभी महत्वपूर्ण बिंदुओं (किसके द्वारा और क्या प्रस्ताव सामने रखे गए, निर्णय लिए गए, जिम्मेदार लोगों के नाम, समय सीमा) को रिकॉर्ड करना होगा। इन रिकॉर्डों को बाद में एक प्रोटोकॉल में प्रलेखित किया जाएगा और लिए गए निर्णयों के कार्यान्वयन की निगरानी की जाएगी। प्रोटोकॉल को बनाए रखने की प्रक्रिया GOST R 6.30-2003 “एकीकृत दस्तावेज़ीकरण प्रणाली” द्वारा निर्धारित की जाती है। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एकीकृत प्रणाली। दस्तावेज़ों की तैयारी के लिए आवश्यकताएँ" (प्रोटोकॉल के अनुमानित रूप के लिए, परिशिष्ट 2 देखें)।

क्या यह महत्वपूर्ण है!

बैठक का मुख्य फोकस मुख्य भाषण है. यह निर्धारित करता है कि क्या प्रतिभागी बैठक में सक्रिय रूप से काम करने के लिए "जागते हैं" या, इसके विपरीत, "सो जाते हैं"। एक अच्छा वक्ता वही माना जा सकता है जो अपने संदेश को उज्ज्वल, तार्किक, विषय के मुख्य पहलुओं पर ध्यान केंद्रित करने में सक्षम हो, जिस पर निर्णय लिया जाना चाहिए। भाषण की इष्टतम अवधि 7-10 मिनट है, जिसके बाद श्रोताओं का ध्यान भटकना शुरू हो जाता है।

यदि बैठक अच्छी तरह से तैयार की गई है और प्रतिभागियों ने पहले से भेजी गई सामग्रियों की समीक्षा की है, तो मुख्य रिपोर्ट दो मिनट के परिचयात्मक भाषण में सिमट जाती है, और कार्यक्रम स्वयं समस्या पर चर्चा करने और समाधान विकसित करने के लिए समर्पित है। यह आम तौर पर बैठक का सबसे अधिक समय लेने वाला और भावनात्मक रूप से गहन हिस्सा होता है। इस प्रक्रिया की ख़ासियतों को जानते हुए, यह सख्ती से सुनिश्चित करना ज़रूरी है कि यह नियंत्रण से बाहर न हो जाए।

किसी निर्णय के विकास के दौरान प्रबंधक या प्रस्तुतकर्ता को आधुनिक प्रबंधन प्रौद्योगिकियों के बारे में अपना ज्ञान दिखाने का अवसर दिया जाता है। इस प्रक्रिया में सभी प्रतिभागियों से उच्च गतिविधि की आवश्यकता होती है, लेकिन यह कोई रहस्य नहीं है कि कुछ लोग सहकर्मियों से नकारात्मक मूल्यांकन के डर से अपनी राय व्यक्त करने से डरते हैं। कर्मचारियों के बीच स्वतंत्र निर्णय प्राप्त करने का एक तरीका विचार-मंथन है। यह एक नवीन विचार को प्रोत्साहित करने और "पकड़ने" के लिए सभी प्रस्तावों, यहां तक ​​कि सबसे अविश्वसनीय प्रस्तावों को सुनना संभव बनाता है। रचनात्मक गतिविधि में वृद्धि इस तथ्य के कारण होती है कि प्रत्येक प्रतिभागी अपने विचार व्यक्त करता है, जो उसे एक या दो लोगों के प्रस्तावों पर "लटकने" से रोकता है। और जो लोग चुप रहने के आदी हैं वे इस बार उत्तर देने से बच नहीं पाएंगे, उन्हें विचार उत्पन्न करने की प्रक्रिया में शामिल होना होगा। नतीजतन, नेता या मॉडरेटर बैठक में उपस्थित सभी लोगों की गतिविधि को शामिल करता है और सुनिश्चित करता है।

यहां विधि का संक्षिप्त विवरण दिया गया है:

1. प्रत्येक बैठक प्रतिभागी को प्रस्ताव तैयार करने के लिए समय (5-7 मिनट) दिया जाता है।

2.. कर्मचारी बारी-बारी से अपना एक विचार सामने रखते हैं (बिना विवरण या औचित्य के)।

3. यदि किसी प्रतिभागी के पास कई प्रस्ताव हैं तो वह अगले प्रस्ताव पर तभी आवाज उठा सकता है जब दूसरे दौर में उसकी बारी हो।

4. आलोचना वर्जित है! प्रस्तुतकर्ता इस पर सख्ती से निगरानी रखता है।

5. बेतुके विचारों का भी स्वागत है।

6. प्रस्तुतकर्ता सभी प्रस्तावित विचारों को कागज पर रिकॉर्ड करता है।

सार्थक चर्चा के बाद, निर्णय लेने का समय आ गया है। यह चरण काफी हद तक नेता की शैली और कंपनी में जिम्मेदारी कैसे वितरित की जाती है, इस पर निर्भर करती है। बॉस इसे कुछ ही मिनटों में सत्तावादी ढंग से कर सकता है, या वह वोट को "लोकतांत्रिक" कह सकता है। किसी भी मामले में, आपको एक सरल सत्य को याद रखने की आवश्यकता है: एक समझौता समाधान जो सभी के लिए उपयुक्त हो वह शायद ही कभी सही होता है। और इसके मुखर होने के बाद लोग इससे असंतुष्ट रह सकते हैं. एक पेशेवर प्रबंधक निश्चित रूप से इस क्षण को महसूस करेगा और परिणामी असंतोष को बेअसर करने का प्रयास करेगा।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि बैठक "बात करो और छोड़ो" बैठक बनकर न रह जाए, लिए गए निर्णयों के कार्यान्वयन को व्यवस्थित करना आवश्यक है। ऐसा करने के लिए, बैठक के अंतिम भाग में उनसे फिर से बात की जाती है, निष्पादन और समय सीमा जिसके भीतर काम पूरा किया जाना चाहिए, के लिए जिम्मेदार लोगों को नियुक्त किया जाता है। ये सब प्रोटोकॉल में दर्ज है.

एक नेता के लिए लोगों को प्रबंधित करने में छोटी-छोटी युक्तियों का सहारा लेना आम बात है। उनमें से एक बैठक के अंतिम मिनटों के लिए सबसे अप्रिय निर्देशों का वितरण छोड़ना है। इस दृष्टिकोण की एक व्याख्या है: लोग थके हुए हैं, अपने अलग रास्ते जाना चाहते हैं और किसी भी कार्य के लिए सहमत होने के लिए तैयार हैं।

बेहतर होगा कि बैठक को अपने सहकर्मियों को उनकी भागीदारी के लिए धन्यवाद और हल्के-फुल्के मजाक के साथ समाप्त किया जाए। यह तनाव से राहत देता है और प्रतिभागियों को आशावाद से भर देता है, जो कुछ हो रहा है उसमें शामिल होने की भावना पैदा करता है, बैठक में लिए गए निर्णयों के साथ सहमति की भावना पैदा करता है।

बैठक के बाद की कार्रवाई

बैठक पूरी होने के बाद, बिना किसी देरी के, सभी प्रतिभागियों को एक प्रोटोकॉल तैयार करना और वितरित करना आवश्यक है जो निर्णयों, जिम्मेदारियों और समय सीमा का वर्णन करता है। इस दस्तावेज़ के आधार पर, सचिव संबंधित आदेश या निर्देश तैयार करता है, जिसके बाद वह इसे हस्ताक्षर के साथ सभी के सामने पेश करता है। यदि निर्णय को लागू करने की अवधि काफी लंबी है, जैसे 1-2 महीने, तो मध्यवर्ती नियंत्रण बिंदु स्थापित किए जाने चाहिए। उदाहरण के लिए, जिम्मेदार व्यक्तियों को निर्दिष्ट दिनों और समय पर प्रबंधक को मामलों की स्थिति पर रिपोर्ट भेजने का निर्देश दें। समय सीमा के बाद, एक बैठक बुलाकर, अधिमानतः एक ही रचना के साथ, पुरस्कार या, इसके विपरीत, सजा के बारे में सोचकर - सफलताओं या असफलताओं के आधार पर, परिणामों को संक्षेप में प्रस्तुत करना आवश्यक है।

परिशिष्ट 1।

बैठक के एजेंडे का उदाहरण

परिशिष्ट 2।

मीटिंग मिनट्स का उदाहरण